Ang mga dokumento ay isang mahalagang bahagi ng anumang mga gawain sa papel sa isang negosyo o samahan, anuman ang pribado o pampubliko. Ang mga dokumento ay napunan, pinagsunod-sunod, ipinadala, tinanggap, atbp. Kung maraming mga dokumento, kinakailangan lamang na mag-ayos ng isang rehistro - hindi lamang nito mapapadali ang gawain ng mga klerk at iba pang mga kategorya ng mga manggagawa (mga ekonomista, accountant, atbp.), Kundi pati na rin ang mga empleyado ng ibang mga samahan, kung tatanggapin nila ang mga dokumento na ipinadala mo.
Panuto
Hakbang 1
Kolektahin ang mga kinakailangang dokumento ng isang kategorya, iyon ay, mga dokumento na nauugnay sa isang uri (pagkumpirma ng mga gastos sa produksyon, mga dokumento sa pagtanggap / pagbebenta, atbp.). Kolektahin nang magkahiwalay ang dokumentasyong pang-administratibo: mga order, decree, order. Pagbukud-bukurin ang mga ito ayon sa akda (mga utos ng pinuno ng samahan, mga order ng mga pinuno ng departamento, atbp.).
Hakbang 2
Lumikha ng mga folder para sa pagtatago ng mga dokumento na naayos na at i-file ang lahat nang sunud-sunod. Gumawa ng isang imbentaryo ng bawat folder. Bigyan sila ng isang numero ng imbentaryo.
Hakbang 3
Lumikha ng isang talahanayan batay sa mga dokumento na may naaangkop na mga patlang, na hinahati ang sheet sa mga haligi at hilera. Lagdaan ang mga haligi ayon sa layunin ng dokumento at pag-andar nito. Sa parehong oras, tandaan na ang rehistro ay dapat maglaman ng komprehensibong impormasyon tungkol sa mga dokumento, sa gayon para sa isang kadahilanan o iba pa hindi mo na kailangang buksan muli ang dokumento mismo at pag-aralan ito para sa isang kadahilanan o iba pa. Kaya, halimbawa, ang rehistro ng mga dokumento na nagkukumpirma sa mga gastos na natamo ay dapat maglaman ng mga sumusunod na haligi: numero ng dokumento, pangalan, nilalaman ng dokumento, halaga at markahan sa pagbabalik ng dokumento.
Hakbang 4
Kaugnay nito, ang rehistro ng mga dokumento ng mga shareholder ng JSC, JSC, atbp. dapat isama ang kinakailangang data para sa pagkilala ng lahat ng mga taong nakarehistro sa rehistro, pag-aayos ng kanilang mga karapatan sa pagbabahagi, sa pagtanggap ng kita mula sa pagbabahagi ng mga taong nakarehistro sa rehistro, koleksyon ng data sa lahat ng mga may-ari ng pagbabahagi, pati na rin impormasyon sa ang resibo ng mga ito ng lahat ng mga uri ng mga abiso tungkol sa mga pagpupulong at iba pang mga kaganapan.
Hakbang 5
Dapat mong magkaroon ng kamalayan na kapag nag-iipon ng isang rehistro ng mga dokumento para sa iyong kaginhawaan at bilis ng paghahanap sa hinaharap, kinakailangan na panatilihin ang lahat ng mga talaan sa pagkakasunud-sunod.
Hakbang 6
Kung ang rehistro ng mga dokumento ay naayos nang tama, hindi mo na gugugol ng labis na oras sa paghahanap, maaari mong mabilis at madaling mahanap ang papel na kailangan mo, ipadala ang kinakailangang kahilingan o abiso at gawin lamang ang iyong trabaho nang may mataas na kalidad.
