Ang isang tagapamahala ng PR ay dapat may kaalaman tungkol sa kanyang trabaho. Ipinapaliwanag nito ang pangangailangan na panatilihin ang mga archive ng mahalagang impormasyon, na tinatawag na press dossiers o media dossiers.
PR manager archive
Ang isang press dossier ay nakolekta para sa lahat ng mahahalagang item ng balita, mga tao at mga kaganapan na direkta o hindi direktang nakakaapekto sa reputasyon ng samahan.
Ito ay pinakamainam na mapanatili ang magkakahiwalay na mga kabinet ng pag-file ayon sa:
- regular at isang beses na kaganapan: eksibisyon, seminar, bilog na mesa, pagpupulong at mga hapunan sa negosyo;
- pangunahing mga tao, pinuno ng opinyon, mga kakampi ng posisyon ng samahan at mga kalaban nito;
- mga paksang regular na sakop ng PR-service. Mahalagang kolektahin hindi lamang ang sariling mga materyales ng samahan, kundi pati na rin ang reaksyon ng publiko, mga materyal na editoryal, mga komento ng dalubhasa, atbp.
- industriya ng media at mga mamamahayag.
Ang isang press dossier, tulad ng anumang archive, ay dapat na isang base ng impormasyon na kung saan regular na na-update ang impormasyon at ang sariwang impormasyon ay maingat na nakolekta.
Diskarte sa koleksyon
Sa panig na panteknikal, ang press dossier ay maaaring mai-print o elektronik. Kadalasan, upang mai-minimize ang trabaho sa press dossier, pinapayagan na magkaroon ng kapwa komplimentaryong mga pagpipilian sa archive.
Kasama sa press dossier ang mga pahayagan sa media, sariling mga materyales ng PR-service. Para sa mga tao, talambuhay, larawan, personal na data (may pahintulot ng tao), ginagamit ang mga personal na detalye sa pakikipag-ugnay at mga telepono ng mga katulong. Mahalagang ipagsama ang press dossier para sa mga kaganapan mula sa mga programa ng kaganapan, mga resolusyon, handout ng mga kalahok at mga contact ng mga organisador.
Ang isang espesyal na lugar sa press dossier ay sinasakop ng impormasyon tungkol sa media at mga mamamahayag. Ang isang dalubhasa sa PR ay dapat gumawa ng isang detalyadong paglalarawan ng bawat dalubhasang media, hindi alintana kung ang samahan ay kasalukuyang nakikipag-ugnay sa tanggapan ng editoryal o hindi. Ang hilaw na data ay dapat magsama ng impormasyon tungkol sa sirkulasyon (kung ito ay isang print publication), pagdalo (para sa mga mapagkukunan sa Internet), impormasyon tungkol sa mga nagtatag, ang CEO, ang editor, at mga mamamahayag sa industriya.
Ang mga petsa ng kapanganakan ng lahat ng mga kasosyo sa media, anuman ang posisyon na kanilang sinasakop sa editoryal na hierarchy, ay hindi kailanman magiging labis. Ang isang ordinaryong empleyado at ang pinuno ng isang korporasyon ng media ay magiging labis na nasiyahan kung ang serbisyo ng PR ng isang magiliw na samahan ay binabati sila ng isang maliit na postkard o isang luntiang palumpon ng mga bulaklak. Ang impormasyon tungkol sa mga mamamahayag ay pinakamahusay na limitado sa kakayahan sa impormasyon ng samahan. Kung ang serbisyo ng PR ay naghanda at ipinasa sa koresponsal na isang analista sa samahan para sa paghahanda ng materyal, dapat kang mag-iwan ng marka tungkol dito sa press dossier. Gagawa nitong mas madaling malaman ang panimulang punto ng kamalayan sa mga kasamahan na may paulit-ulit na pakikipag-ugnay.
Ang pagpuno ng press dossier ay direktang nauugnay sa lawak na maingat na pinag-aaralan ng serbisyo ng PR ang media. Sa sandaling lumitaw ang isang bagong artikulo sa isang paksang malapit sa mga aktibidad ng samahan ng PR-manager, dapat itong isama sa press dossier. Dapat mo ring gawin sa mga kwento ng video, mga haligi ng may-akda, mga tala ng mga may awtoridad na blogger, at iba pang impormasyon.
Pag-access sa press dossier
Kung ang isang press dossier ay nabuo sa loob ng mahabang panahon, pagkatapos ay madalas, bilang karagdagan sa impormasyon mula sa mga bukas na mapagkukunan, lilitaw dito ang isang tinatawag na tagaloob. Ang impormasyon ng tagaloob ay karaniwang tinatawag na impormasyong natanggap mula sa mga hindi opisyal na mapagkukunan na hindi pa kumpirmado sa publiko. Ang mga opisyal na kinatawan ng mga organisasyon ay maaaring panatilihin ang naturang impormasyon sa katayuan na "walang puna" sa mahabang panahon, samakatuwid, sa sandaling nasa press dossier, dapat tandaan ng manager ng PR ang pangangailangan na paghigpitan ang pag-access sa archive para sa mga third party.
Ang isa pang insentibo na paghigpitan ang pag-access sa mga press dossier ay ang personal na data, na madalas na pupunan ng impormasyon tungkol sa mga tao. Mahalagang tandaan ito kapag nakikipag-ugnay sa iba pang mga empleyado ng samahan, mga espesyalista sa PR ng iba pang mga samahan at iba pang mga interesadong partido. Ang press dossier ay pangunahing binuo para sa panloob na paggamit ng samahan.
Ipinapaliwanag din nito ang pangangailangan na mag-install ng mga karagdagang sistema ng seguridad upang maiwasan ang pagtulo ng impormasyon. Mahalaga na kolektahin ang mga materyales sa papel sa mga folder, ang pag-access kung saan dapat mahigpit na limitado. Ang elektronikong mga database ay dapat na magagamit sa mga empleyado ng PR-department, kapag hiniling - sa pamamahala ng samahan, ngunit sarado sa isang malawak na hanay ng impormasyong pang-korporasyon.
