Kapag mayroong masyadong maraming mga dokumento na naipon, at ang mga ito ay nasa isang tumpok, maaaring mahirap malaman kung alin ang tumutukoy sa kung ano. Ang paghanap ng tamang dokumento ay mas mahirap. Upang malutas ang problemang ito, kailangan mong ayusin ang iyong mga dokumento. Ang inilarawan na pamamaraan ay angkop hindi lamang para sa pag-aayos ng mga dokumento sa papel, ito ay lubos na nalalapat sa mga dokumento sa elektronikong porma, siyempre, na may mga menor de edad na palagay.
Panuto
Hakbang 1
Madali ang pag-aayos ng iyong mga dokumento, kahit na marami sa kanila. Dumaan sa lahat ng magagamit na mga dokumento at gumawa ng isang listahan ng mga kategorya kung saan mo aayosin ang mga ito. Tukuyin kung magkakaroon ng mga subcategory sa listahang ito. Halimbawa, sa pangkalahatang kategorya ng mga kontrata, maaaring makilala ng isa ang mga kontrata para sa supply, para sa pagkakaloob ng mga serbisyo. Kabilang sa mga order, i-highlight ang mga pangkalahatang order na nauugnay sa mga aktibidad ng kumpanya, at mga order ng tauhan.
Hakbang 2
Kapag kumpleto na ang listahan ng mga kategorya, alamin kung paano at saan mo ilalagay ang mga dokumento. Sumang-ayon sa pamamahala ng mga gastos sa pagbili ng mga supply ng tanggapan (folder, file, may kulay na mga sticker), dahil ang pag-uuri at pamamahagi ng mga dokumento ay mas kaaya-aya kung hindi mo kailangang makalikot sa mga lumang crumbling folder.
Hakbang 3
Pagbukud-bukurin ang mga magagamit na dokumento alinsunod sa listahan na iyong naipon. Ilagay ang mga ito sa magkakahiwalay na stack. Kung kinakailangan, isulat sa kanila gamit ang isang lapis o idikit ang isang sticker (upang hindi malito sa proseso ng pag-uuri).
Hakbang 4
Suriin kung ang mga dokumento ng isang kategorya (subcategory) ay magkasya sa folder at i-file ang mga ito. Mas mahusay na mag-ayos ng mga dokumento alinsunod sa petsa ng kanilang paghahanda. Bilang isang patakaran, sa araw-araw na trabaho, ang mga dokumento ay nai-file habang nilikha ang mga ito, na may pinakabagong mga dokumento sa tuktok. Kapag naglilipat ng mga kaso sa archive, nagbabago ang pagkakasunud-sunod (sa tuktok ay ang pinakamaagang dokumento, sa ilalim - ang pinakabagong sa pamamagitan ng petsa ng paglikha).
Hakbang 5
Kung nag-file ka ng mga dokumento mula sa iba't ibang mga taon sa parehong folder, biswal na paghiwalayin ang isang taon mula sa isa pa sa isang may kulay na sticker o isang mas malaking sheet. Ang nasabing mga bookmark ay ginagawang mas madali upang mahanap ang nais na dokumento sa hinaharap.
Hakbang 6
Gumawa ng isang kalakip para sa susunod na dokumento.
Hakbang 7
Kung kinakailangan, gumuhit ng isang rehistro ng lahat ng mga folder na may mga dokumento, na nagpapahiwatig ng mga nilalaman ng bawat folder, ang petsa ng paggawa nito at ang pagtatapos ng pagpapanatili, ang lokasyon ng imbakan, at iba pa. Ayusin ang mga folder upang maginhawa upang gamitin ang mga ito at hindi mo kailangang "pumusok" sa kanila sa pamamagitan ng isang toneladang basurang papel.
