Ang yunit para sa pakikipag-ugnay sa media ay hindi palaging una na kasama sa istruktura ng organisasyon ng samahan. Ang kahandaan na gumana sa puwang ng media ay kasama ng pag-unlad ng samahan. Sa mga ganitong kaso, dapat iayos ng upahang kalihim ng press ang serbisyo sa pamamahayag mula sa simula at maitaguyod ang sistematikong gawain nito.
Kung ang samahan ay hindi kailanman nagtrabaho sa larangan ng media dati, ang bagong tinanggap na tagapangasiwa ng serbisyo sa pamamahayag ay kailangang sumailalim sa seryosong pagsasanay sa mga sumusunod na lugar:
- pagpili ng mga key speaker;
- pagtaguyod ng trabaho sa mga yunit ng istruktura upang magbigay ng impormasyong angkop para sa publication sa media;
- teknikal na kagamitan ng serbisyo sa pamamahayag at ang unang plano sa media
Mula sa pamamahala hanggang sa media
Ang bawat isa sa itinalagang puntos ay maaaring tumagal ng isang malaking halaga ng oras upang ganap na maipatupad. Gayunpaman, kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa mga priyoridad, kung gayon ang pangunahing bagay ay dapat na ang paghahanap para sa mga pangunahing tagapagsalita ng samahan. Upang maakit ang media at makita silang hindi lamang isang advertiser sa samahan, kundi pati na rin isang impormante, kinakailangang makipagtulungan sa mga pinuno ng samahan. Kabilang sa mga ito - ang pangkalahatang director, ang tanggapan ng mga representante, pinuno ng mga kagawaran at kagawaran sa mga lugar. Dapat malinaw na maunawaan ng mga taong ito ang pangangailangan na makipag-usap sa media, maunawaan ang kahalagahan ng bawat komento at sistematikong gawain sa lugar na ito sa pangkalahatan.
Kadalasan, kahit na ang pinaka-interesado sa aktibidad ng media, ang nagsasalita ay nararamdaman na mahirap at nahihiya kapag nakikipag-usap sa mga mamamahayag. Ang pag-aalis ng mga hadlang na ito ay ang gawain ng curator ng serbisyo sa pamamahayag. Maaari itong magawa sa pamamagitan ng pagpapakita ng isang press dossier na may mga halimbawa ng pinakamahusay na pampublikong pagpapakita ng mga kilalang mga pigura ng media.
Panloob na mga impormante
Bilang karagdagan sa pamamahala, ang lahat ng mga pinuno ng kagawaran at kagawaran ay dapat na magkaroon ng kaalaman tungkol sa mga layunin at layunin ng media ng kumpanya. Mas mahusay na gawin ito sa susunod na pagpupulong, kung saan dapat itakda ng pamamahala ang gawain ng pagbibigay ng buong impormasyon sa serbisyo sa pamamahayag. Dapat na maunawaan ng lahat ng miyembro ng koponan na ang responsibilidad na ito ay hindi isang kapritso ng press secretary, ngunit isang bagong madiskarteng gawain ng pamamahala.
Upang maitaguyod ang produktibong pakikipag-ugnayan sa mga kagawaran, kinakailangan, nang hindi naghihintay ng ibibigay na impormasyon, upang subukang isawsaw ang iyong sarili sa kanilang gawain mula sa loob. Ang mga ulat sa buwanang buwan ng mga kagawaran, komunikasyon sa pamamahala at direktang mga tagapagpatupad ay makakatulong dito. Ang pagiging kaibigan sa lahat at pagiging bukas sa bagong impormasyon ay isa sa mga susi sa mabisang gawain ng serbisyo sa press.
Sa proseso ng pagtatrabaho sa ilang mga segment ng kumpanya, maaaring mahirap magbigay ng impormasyon sa isang patuloy na batayan. Kadalasan ito ay dahil sa pagtatrabaho ng mga espesyalista sa departamento sa direktang linya ng trabaho. Hindi ito produktibong upang maitago ang sama ng loob na isinasaalang-alang ng mga kasamahan ang mga gawain sa impormasyon ng kumpanya sa ibaba ng pangunahing mga responsibilidad. Samakatuwid, ito ay nagkakahalaga ng pagtaas ng isyu ng paglikha ng panloob na mga regulasyon para sa pagsusumite ng impormasyon na may isang tiyak na dalas. At upang ang mga panloob na relasyon sa korporasyon ay hindi magdusa mula dito, ang kalihim ng press ay dapat makipag-ugnay nang direkta sa pamamahala ng departamento na may kahilingan na magbigay ng direktang pag-access sa impormasyon para sa pagpoproseso nito, upang hindi ma-overload ang mga empleyado ng departamento sa trabaho. Karaniwan, tinatanggap ng mga executive ang mga hakbangin na ito.
Ang unang hakbang sa publisidad
Matapos ang panloob na paghahanda ay tapos na, ang yugto ng pag-abot sa antas ng publiko ay nagsisimula. Kakailanganin nito ang pag-aaral ng mass media, na maaaring maging mga platform ng media para sa paglalathala ng impormasyon tungkol sa kumpanya. Nakasalalay sa mga madiskarteng layunin, ang kalihim ng press ay hindi dapat limitado sa mga dalubhasang publication. Kabilang sa mga potensyal na kasosyo sa impormasyon, ang isang ligtas na maisasama ang mga ahensya ng balita ng antas ng lokal, panrehiyon at federal, telebisyon, radyo, atbp.
Huwag maliitin ang mga platform, kung saan, kahit na wala silang katayuan ng isang media, madalas na mas mahusay ang kanilang mga kasamahan sa impormasyon sa kahusayan. Ito ang mga blogger, grupo at pamayanan sa mga social network, mga site ng impormasyon, atbp.
Hindi magiging labis na mag-isip tungkol sa aktibidad ng kumpanya sa mga social network nang walang mga tagapamagitan. Walang sinuman ang makakaya sa gawaing ito nang mas mahusay kaysa sa isang press center, na nakakaalam ng gawain ng kumpanya sa loob at labas.
Kahanay ng gawaing paghahanda, ang kalihim ng press ay kailangang maglabas ng isang listahan ng mga kinakailangang teknikal na pamamaraan para sa trabaho. Bilang karagdagan sa karaniwang hanay ng mga kagamitan sa tanggapan, ito ay isang kamera, isang recorder ng boses, mga hard drive para sa pagtatago ng mga materyales.
Ang unang plano sa media - ang diskarte sa paglalathala ng kumpanya para sa malapit na hinaharap - ay dapat na iguhit kasama ang pag-asang mag-iingat ang media sa impormasyon mula sa dating hindi kilalang mapagkukunan. Maaari nitong ipaliwanag sa una ang isang malaking bilang ng mga publication sa isang komersyal na batayan. Ang mga detalye sa pagtatapos ay dapat na sumang-ayon sa senior management.
